Bisher wurden elektronische Rechnungen, d.h. vor allem per E-Mail übermittelte Rechnungen, vom Finanzamt nur dann anerkannt, wenn sie eine qualifizierte digitale Signatur enthielten – eine Technologie, die sich nie in der Breite durchgesetzt hat. Dieser Zwang zur digitalen Signatur bei Rechnungen entfällt nun in Deutschland. Dies hat der Bundestag am vergangenen Freitag beschlossen, als er dem Vorschlag des Vermittlungsausschusses über das Steuervereinfachungsgesetz folgte (vgl. u.a. Heise Online) Ursprünglich war die Neuregelung gemäß der EU-Richtlinie 2010/45/EU bereits zum 1. Juli erwartet worden, der Bundesrat hatte das Gesetzespaket in der damaligen Form jedoch abgelehnt.

Nach neuer Regelung sind die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Dokumentes sowie die Zuordnung zur empfangenen Leistung zwar weiterhin Voraussetzung für die umsatzsteuerliche Anerkennung. Der Empfänger muss die Echtheit der Rechnung prüfen. Aber die Regelung ist nun vollkommen technologieneutral. Auch einfache E-Mails sind damit grundsätzlich vorsteuerabzugsfähig.

Elektronische Rechnung einfach per Mail?

Werden wir nun also alle beginnen, Rechnungen per E-Mail zu versenden, um Briefporto zu sparen? Wahrscheinlich nicht. Denn dies bürdet den Empfängern einen relativ hohen Aufwand auf, sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und unversehrt ist. Und nichts ist einfacher, als eine E-Mail zu fälschen. Als bewährte Form der rechtssicheren und nachweisbaren Kommunikation von Schriftstücken bietet sich dagegen Computerfax an. Bisher ist das aufgrund der bisherigen Regelung noch selten – die digitale Signatur war auch für Rechnungen per Computerfax vorgeschrieben. Laut der Ferrari electronic Studie versenden 44 % der Unternehmen überhaupt keine Rechnungen per Fax und weitere 34 % selten. Dagegen stehen nur 3 %, die angeben, dies sehr häufig und 8 %, die dies häufig tun. (Ein ähnliches Bild ergibt der Rechnungsempfang per Fax: 3 % sehr häufig, 13 % häufig, 45 % selten, 30 % gar nicht.)

Rechnungsversand und -empfang per Fax in Unternehmen



Was ersetzt die digitale Signatur?

Wenn nun die Pflicht zur digitalen Signatur aber wegfällt, bietet Computerfax einen vergleichsweise einfachen, etablierten und kostengünstigen Standard, um rechtssichere und nachweisbare technische Prozesse rund um den automatischen und elektronischen Rechnungsversand aufzubauen. Faxsysteme lassen sich beispielsweise problemlos an ERP- oder CRM-Systeme anbinden (über Texterkennung übrigens auch im Rechnungseingang). Und sowohl Papierfax wie auch Computerfax hat schon immer den Formvorschriften des BGB an die Textform genügt, ist also geeignet für Bestellungen, Verträge und andere verbindliche Dokumente. Der Sendebericht, ein Alleinstellungsmerkmal des Fax-Protokolls, erhöht den Beweiswert für den Versender.

Auch in der genannten Studie bekam Computerfax gute Noten. Während die E-Mail gegenüber Computerfax deutlich im Vorteil gesehen bei den Kategorien Kosten (88 %), Schnelligkeit (86 %) und Etabliertheit (69 %) und bei der Kategorie Zuverlässigkeit mit 47 % nur knapp vor Computerfax liegt, ist letzteres klar im Vorteil bei IT-Sicherheit (56 %), Nachweisbarkeit (66 %) und Rechtssicherheit (72 %). Wer also überlegt, aufgrund der einfacheren Rechtslage ein moderneres Rechnungswesen aufzubauen, sollte die Option Computerfax nicht übersehen.

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